Zeiten eintragen

Für jeden Tag tragen Sie einen oder mehrere Stundenblöcke ein, mit jeweils mindestens einer Aktivität.

Für jeden Stundenblock geben Sie Beginn, Ende und zusätzliche Pause an. Die gesetzliche Pause wird automatisch eingetragen. Für jede Tätigkeit führen Sie Aktivität, Bemerkung (optional) und Dauer an.

Smartphone (Zeiten eintragen)

Damit Sie Ihre Arbeitszeiten auch bequem von unterwegs speichern können, gibt es für das Eintragen der Zeiten zusätzlich eine Ansicht, die für Smartphones optimiert ist.

Monatsübersicht je Mitarbeiter

• alle Aktivitäten des Mitarbeiters inkl. der dafür geleisteten Stunden absolut und prozentual
• Soll- und Ist-Stunden, Überstunden, Urlaub, Abwesenheitstage
• Status der Monatsübersicht (z.B. übergeben, zurückgewiesen oder genehmigt)
• Anwesenheitszeiten pro Tag inkl. Tätigkeiten bzw. Abwesenheitsgrund

Jahresübersicht je Mitarbeiter

• Personendaten (Name, Personalnummer, Abteilung)
• Urlaub, Überstunden (aus Vorjahr übernommen und aktuell)
• monatsweise: Soll- und Ist-Stunden, Urlaubstage, Abwesenheitstage
• alle Aktivitäten des Mitarbeiters inkl. der dafür geleisteten Stunden absolut und prozentual

Benutzer-Verwaltung
(für Verwalter/Abteilungsleiter)

Hier können Sie die persönlichen Daten Ihrer Mitarbeiter verwalten. Dazu gehören: Benutzername, Nachname, Vorname, E-Mail-Adresse, Status, Gültigkeitszeitraum, Personalnummer, übernommene Überstunden und Standard-Aktivität.

Außerdem können Sie einem Mitarbeiter ein neues Passwort per E-Mail zusenden.

Aktivitäten-Verwaltung
(für Verwalter/Abteilungsleiter)

Hier können Sie die Aktivitäten verwalten, aus denen die Mitarbeiter auswählen können, wenn sie ihre Anwesenheitszeiten eintragen. Jede Aktivität gehört einer Kategorie an, die Sie ebenfalls verwalten können. Beispielsweise könnte eine Aktivität "Rechnungsprüfung" der Kategorie "Verwaltung" angehören. Aktivitäten können deaktiviert werden, wenn sie für Mitarbeiter nicht mehr auswählbar sein sollen.

Bereich-Verwaltung
(für Verwalter/Abteilungsleiter)

Für jeden Bereich müssen Sie folgende Angaben machen: Name, Abkürzung, Kostenstelle (optional), Land und Bundesland. Durch Angabe des Landes und des Bundeslandes können die gesetzlichen Feiertage berücksichtigt werden. Außerdem können Sie für jeden Bereich zusätzliche Feiertage speichern, beispielsweise Heilig Abend. Das geschieht wieder unter Angabe eines Gültigkeitszeitraums mit gegebenenfalls offenem Ende.

Ein Mitarbeiter kann (und sollte) für einen bestimmten Zeitraum einem Bereich zugeordnet werden. Auch hier kann das Ende des Zeitraums offen sein.

Vorgesetzten-Verwaltung
(für Verwalter/Abteilungsleiter)

Sie können jedem Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum einen Vorgesetzter zuordnen (oder mehrere). Das Ende dieses Zeitraums darf offen sein.

Als Vorgesetzter können Sie die Anwesenheitszeiten ihrer Mitarbeiter sehen, deren Monatsübersichten genehmigen oder zurückweisen sowie deren Sollstunden und Urlaubsansprüche verwalten.

Urlaubsanspruch-Verwaltung
(für Verwalter/Abteilungsleiter)

Urlaubsansprüche speichern Sie für jeden Mitarbeiter jahresweise. Wenn der Mitarbeiter also am 1.7.2015 dem Unternehmen beitritt und in seinem Arbeitsvertrag 30 Tage Urlaub pro Jahr festgelegt sind, sollten Sie 15 Urlaubstage für 2015 speichern und 30 Urlaubstage pro Jahr ab 2016.

Außerdem können Sie Resturlaubstage angeben. Das ist allerdings nur notwendig, wenn der Mitarbeiter bereits vor der Einführung von UROkas im Unternehmen war und deshalb Resturlaubstage vorhanden sind. Alle nicht genommenen Urlaubstage werden von UROkas automatisch ins nächste Jahr übernommen.

Sollstunden-Verwaltung
(für Verwalter/Abteilungsleiter)

Sie können und (sollten) für jeden Mitarbeiter zeitraumabhängig für jeden Wochentag Sollstunden speichern.

Zum Beispiel: Mitarbeiter Hans Wurst, Zeitraum: 01.01.2015 - offenes Ende, Montag bis Freitag jeweils 8 Stunden

Abwesenheitsgrund-Verwaltung
(für Verwalter/Abteilungsleiter)

Hier können Sie Abwesenheitsgründe wie Krankheit, Elternzeit, Kur etc. hinzufügen und verändern. Sie können ebenfalls deaktiviert werden, wenn sie für Mitarbeiter nicht mehr auswählbar sein sollen.